3 vanligaste missuppfattningarna vid förvärv av system

Koho-experten Teemu Ilkka avslöjar de tre vanligaste myterna som ofta betraktas som hinder för att skaffa nya system.

1. En programvara löser alla problem

Företag har vant sig vid att söka efter en omfattande systemlösning som löser alla behov på en gång. Denna arbetsmodell är emellertid föråldrad och gör systemförnyelsen arbetskrävande. Implementeringen av stora system kräver mycket resurser och tid, och dessutom är de ofta tröga att använda. Istället finns det nu på marknaden ett brett utbud av mindre system som är bra på att lösa några få områden väl och som enkelt och kostnadseffektivt kan integreras med varandra. Ett omfattande system kan inte vara bäst på alla områden. Till exempel är ett ekonomiförvaltningssystem oftast inte optimerat för tidsregistrering. Eller vad händer om företaget senare vill byta lönesystem eller outsourca lönebetalningen? Då underlättar en kombination av mindre system med smidig integrering övergången till en ny arbetsmetod.

Att skaffa en enda omfattande programvara är inte längre lönsamt, särskilt inte för små och medelstora företag. När företaget växer måste även systemen kunna skalas i takt med det. Därför är en skräddarsydd lösning som passar just nu troligtvis inte den bästa; den tar inte hänsyn till framtidens krav och förändringar i verksamheten på ett flexibelt sätt.

2. Implementering är dyrt och arbetskrävande

Att skaffa nya system betraktas ofta som kostsamma investeringar och implementeringar som påfrestande och tidskrävande processer. Moderna programvaror är emellertid lätta eftersom de fokuserar på att hantera ett område väl. Genom att skaffa en rad lättare programvaror kan företaget utveckla sin verksamhet snabbt, kostnadseffektivt och mindre riskfyllt ett problem i taget, istället för att engagera sig i ett stort projekt direkt. Implementeringsprojekt för flera mindre system med låg arbetsbelastning lyckas enkelt, snabbt och kostnadseffektivt med en liten grupp. Företagets och användarnas behov kartläggs snabbt och lämpliga lösningar hittas när man fokuserar på att lösa specifika problem i ordningsföljd.

På så sätt förblir kostnaderna för implementering av nya system överkomliga och de är lätta att ta i bruk. Bra programvaror kan enkelt integreras med varandra idag, och det är dessutom förmånligt eller helt gratis.

3. Svårigheter och långsamhet vid förvärv av system

När ett företag skaffar en stor programvarulösning måste man omedelbart beakta alla teamens önskemål och behov och engagera hela personalen i systemförnyelsen. Detta fördröjer implementeringsprocessen eftersom definitionen av systemet och inlärningen tar mycket tid. Systemet blir lätt stelt och svårt att hantera. Att ta över en ny omfattande programvara är också arbetskrävande att lära sig på en gång, vilket också lätt kan leda till motstånd mot förändringar internt i företaget.

Därför är det lönsamt att göra systemförnyelsen smidigare genom att bryta ner den i mindre delar. Ett system som snabbt kan tas i bruk och som omedelbart underlättar arbetet får säkert ett positivt mottagande bland personalen. Mindre programvaruföretag är flexibla när det gäller att svara på olika företags önskemål och behov, samt tar väl hand om användarna även efter implementeringen.

Se Koho PSA:s implementeringsprocess >>>

Att övergå till ett nytt system kräver öppenhet och bra samarbete mellan leverantören och användaren. Genom att välja de mest lämpliga systemen undviker företaget krångliga implementeringsprocesser och får tillgång till de bästa verktygen samt nöjd personal.

Vill du titta tillsammans?