En vellykket endring av prisingsmodellen i regnskapsbyråer – hvordan kommunisere og støtte de ansatte gjennom overgangen?

Mange regnskapsbyråer vurderer å gå bort fra tradisjonell fakturering basert på timepris til en fastprismodell, hvor kundene faktureres regelmessig, for eksempel månedlig. Denne modellen er mer lønnsom på mange måter, da bruken av kunstig intelligens og automatisering reduserer tiden brukt på oppgaver, samtidig som verdien av arbeidet og ekspertisen opprettholdes.

I tillegg gir fastprisfakturering regnskapsbyråene mer forutsigbar kontantstrøm, reduserer usikkerheter knyttet til kundefakturering, og muliggjør pakking og skalering av tjenester. Endring av prisingsmodellen er imidlertid ikke alltid problemfri – spesielt når motstand mot endring fra de ansatte kan bremse prosessen betydelig.

Les mer: Prisingsmodeller for regnskapsbyråer – styrk virksomheten din med avtalebasert fakturering

Hvorfor kan ansatte motsette seg endringen i prisingsmodellen?

Motstand mot endring er et naturlig fenomen, spesielt når det innebærer endringer i arbeidsoppgaver og inntektsmodeller. Det er normalt at enhver endring skaper en viss grad av motstand. Overgangen til en prisingsmodell hvor kundene faktureres en fast grunnpris, med tillegg for ekstra arbeid og undersøkelser på timebasis, kan i starten føre til frykt eller usikkerhet blant de ansatte. Nedenfor skisserer vi noen vanlige grunner til motstand mot endring.

💬 Kundekommunikasjon

Ansatte kan være bekymret for å måtte forklare og rettferdiggjøre for kundene hvorfor enkelte tjenester medfører ekstra kostnader utover fastprisen. Kundekommunikasjon kan oppfattes som utfordrende, og det kan være frykt for at kundene vil reagere negativt på den nye faktureringsmodellen.

❓Usikkerhet om hva fastprisen dekker

Når man går over til en fastprismodell, kan ansatte føle usikkerhet om hvilke tjenester som er inkludert i prisen og hvilke oppgaver som vil bli fakturert separat. Hvis disse grensene ikke er tydelig definert, kan ansatte være bekymret for å stå i vanskelige situasjoner med kundene hvis de ikke kan svare på spørsmål om priser på en selvsikker måte.

💰 Endringer i etablerte arbeidsrutiner

Langvarige ansatte som er vant til en timebasert faktureringsstruktur, kan oppleve fastprisfakturering som urettferdig eller vanskelig å håndtere, spesielt hvis kundearbeid tidligere har blitt sporet per time. Endringer i arbeidsrutiner kan også skape bekymringer rundt kompensasjon – hvis lønningene tidligere har vært knyttet til fakturerbare timer, hvordan vil dette fungere i fremtiden?

Hvordan kommunisere endringen i prisingsmodellen til de ansatte?

Kommunikasjon er en av de viktigste aspektene ved prisovergangsprosessen. Intern kommunikasjon krever betydelig innsats for å sikre at de ansatte forstår årsakene bak endringen. De må erkjenne hva de har å vinne, og aller viktigst, hvorfor prisendringen er til fordel for kundene. Du kan aktivt påvirke denne prosessen og redusere motstanden mot endring gjennom effektiv kommunikasjon og ved å involvere de ansatte i overgangen. Vurder følgende strategier for å lette skiftet:

1️⃣ Tydeliggjør endringen

Forklar tydelig til de ansatte hvorfor endringen implementeres. En avtale-basert, fastpris faktureringsmodell er ikke bare et mer økonomisk bærekraftig alternativ, men den stabiliserer også selskapets kontantstrøm og forbedrer kundeopplevelsen.

2️⃣ Fremhev fordeler for de ansatte

Fastprisfakturering kan forbedre de ansattes velvære ved å redusere presset knyttet til timebasert fakturering. Det gjør det mulig for ansatte å fokusere på mer verdifulle ekspertoppgaver i stedet for å spore fakturerbare timer.

3️⃣ Støtt kundekommunikasjonen

Mange ansatte kan være bekymret for hvordan kundene vil reagere på den nye prisingsmodellen. Gi tydelige retningslinjer og verktøy for å lette samtaler med kundene. Det er spesielt viktig å definere hva som er inkludert i fastprisen og hva som faktureres separat. Å tilby ansatte ferdiglagde kommunikasjonsmaterialer kan hjelpe dem med å forklare den nye modellen til kundene på en selvsikker måte.

4️⃣ Involver de ansatte i prosessen

Unngå å implementere endringer som topp-ned-direktiver. Inkluder heller de ansatte i planleggingen og beslutningsprosessen. Dette skaper en følelse av eierskap og hjelper dem å forstå nødvendigheten av overgangen.

5️⃣ Gi opplæring og støtte

Tilby opplæring om implementering av den nye prisingsmodellen, kundekommunikasjon og andre utfordringer knyttet til overgangen. Du kan også arrangere diskusjonssesjoner der ansatte kan stille spørsmål og dele bekymringer.

6️⃣ Be om tilbakemelding

Endring er en kontinuerlig prosess som krever overvåkning og kontinuerlig forbedring. Be de ansatte om tilbakemelding og vær villig til å justere praksis etter behov.

Ved å følge disse trinnene kan du skape en jevnere overgang, redusere motstand og sikre at både ansatte og kunder ser fordelene med den nye prisingsmodellen. Det er viktig å sørge for at de ansatte forstår årsakene og nødvendigheten bak endringen. Hvis de ikke fullt ut forstår dette, vil implementeringen av overgangen bare bli stadig vanskeligere.

Endring av prisingsmodellen gagner både regnskapsbyrået og kunden.

Selv om overgangen til avtale-basert fakturering er svært relevant i dag, har mange regnskapsbyråer ennå ikke endret prisingsmodellene sine på grunn av utfordringene som er involvert. Selvfølgelig finnes det noen tilfeller der en fastprismodell kanskje ikke er det beste alternativet for en kunde, men for de fleste virksomheter er det et svært passende valg. Men i stedet for å vente passivt, er det på tide å begynne å evaluere hvordan en fastprismodell kan passe til din virksomhet.

Virkeligheten er at kunstig intelligens og automatisering allerede reduserer volumet av tradisjonelle regnskapstjenester. Dette betyr at firmaer må finne nye måter å prise sin ekspertise på, i stedet for bare å ta betalt for fakturerbare timer. I tillegg forventer moderne kunder stadig mer gjennomsiktige og forutsigbare faktureringspraksiser, noe som gjør en fastprismodell til et attraktivt alternativ.

Det er viktig å erkjenne at fastpris gir fordeler ikke bare for regnskapsbyrået og dets ansatte, men også for kundene. Mange byråer frykter negative reaksjoner fra kundene på prisendringer, men basert på vår erfaring, reagerer de fleste kunder rolig og rasjonelt. Frykten for overveldende negative tilbakemeldinger er ofte ubegrunnet

Vi arrangerte et webinar i desember 2024 om temaet “Prisrevolution inom redovisningsbranschen: påskynda ditt kassaflöde med avtalsfakturering”. I webinaret diskuterer Cedric Frostdahl, leder for M&A i Sverige i RAN Group, og Niklas Plym fra Koho PSA viktigheten og utfordringene ved prisendringer i regnskapsbransjen. Se opptaket av webinaret her (tilgjengelig kun på svensk 🇸🇪).

Visste du at med Koho PSA kan du automatisere hele faktureringsprosessen og spare betydelig med tid? Du kan enkelt generere fakturaer basert på tilbud, kontrakter og loggførte arbeidstimer.

Eller ta direkte kontakt med vår ekspert.