Accotilit Oy förnyade sitt verktyg för redovisningsarbete

På väg mot tillväxt med Koho PSA

Riku Salomaa, entreprenören bakom Accotilit Oy, ville hitta ett verktyg som skulle förbättra hans redovisningsbyrås tidskrävande processer. Det fanns ett behov av att förenkla faktureringen ända från arbetstidsregistreringen, eftersom den tidigare verksamhetsmodellen krävde mycket arbete och resurser. Syftet med systemförnyelsen var att främja deras kontrollerade affärstillväxt, vilket innebar att det var avgörande att ha lämpliga och skalbara spårningsverktyg. Salomaa kontaktade Koho PSA samtidigt som han bekantade sig med några andra verktyg. Koho PSA:s tydliga användargränssnitt och servicekänsla stod ut, vilket ledde till ett samarbete under hösten 2017.

Bästa verktygen för effektivitet i redovisningsarbetet

Riku Salomaa uppskattar att kombinationen av Koho PSA med deras bokföringsprogram har halverat tiden som används för faktureringsprocesser inom 6 månader. ”På redovisningsbyråer är varje månad annorlunda. Under inlärningsfasen spenderade vi ännu mer tid än tidigare. Nu är vi definitivt på den vinnande sidan”, säger Salomaa.

Timersystemet som användes på Accotilit tidigare upplevdes som arbetskrävande och gav inte användbar information som underlättade arbetet. Koho PSA:s tydliga användargränssnitt och användarvänlighet övertygade Salomaa. ”Accotilit är en liten redovisningsbyrå, där kundrelationerna är långa och kopplingen mellan entreprenör och revisor stark. Tidigare insåg vi inte ens behovet av ett PSA”, funderar Salomaa.

Enligt Salomaa är de fakturor som produceras i Koho PSA informativa och tydliga. Det är lätt för kunderna att förstå vad de ligger till grund för. I samband med införandet av Koho PSA skaffade Accotilit ett nytt ekonomisystem, Procountor, som fungerar bra tillsammans med Koho PSA. Först skapas fakturan i Koho PSA, därefter skickas den till kund- och elreskontran via Procountor. ”Den fungerande integrationen mellan vårt ekonomisystem och Koho PSA var en av anledningarna till att vi valde Koho PSA”, säger Salomaa.

Smidig driftsättning lovordas av personalen

Även om alla Accotilits arbetsverktyg för redovisning förnyades på en gång, har deras anställda bara tagit förändringarna på ett positivt sätt. Hur smidig driftsättningsprocessen är har en betydande inverkan på hur väl nya verktyg tas emot. Kalle Raitio, Koho PSA:s projektledare, beskriver processen med Accotilit som framgångsrik. ”Samarbetet med Accotilit har alltid varit välfungerande och interaktivt. Vi är nöjda med mottagandet och den resa vi har påbörjat med Accotilit. Det är också till vår fördel att ha en kund som är aktiv och villig att fråga om råd. Detta har skett med Accotilit”, säger Raitio.

Koho PSA:s driftsättning skedde genom distansutbildningar och fick beröm av Accotilit. ”Kalles servicekänsla har varit exceptionell. Hans snabba, lugna och vänliga sätt att kommunicera har skapat en stark känsla av att vi är viktiga för Koho PSA och att de vet vad de gör. Driftsättningsprocessen hanterades på ett smart och kostnadseffektivt sätt”, säger Salomaa.

Koho PSA:s driftsättning är inte bara en engångsföreteelse

Enligt Raitio kommer det faktum att driftsättningen sker på distans ibland som en överraskning för kunderna. Ändå gynnar denna fjärrtjänst alla, eftersom kostnaderna förblir låga och servicen snabb. ”Vi kan ge full poäng för driftsättningen, både till Koho PSA och Kalle Raitio som ansvarade för den. Processen har varit exceptionellt smidig och förändringen har haft en positiv inverkan på alla våra affärsfunktioner”, säger Salomaa.

Implementeringen av Koho PSA är inte bara en utbildning som sker i början av samarbetet, utan arbetet fortsätter under hela kundskapet. Hos Accotilit fortsatte implementeringen med 15 minuter långa ”masterclasses” i anslutning till deras morgonmöten. Under dessa kunde Raitio svara på alla frågor som hade uppstått om användningen av Koho PSA.

”Det här arbetssättet passade oss bra och gynnade assimileringen av den nya programvaran. Vår erfarenhet av Koho PSA:s kundtjänst är mycket positiv. Vi känner att hur dumma våra frågor än är, så får vi ändå vänliga och bra svar. Raitios lugna och tydliga personlighet har gett en positiv anda mitt i förändringen och vi har undvikit motstånd. Personalen på Koho PSA har en god situationsmedvetenhet, eftersom de även när de är upptagna lyssnar på kunden och vägleder dem på ett lugnt och fokuserat sätt”, beskriver Salomaa.

Timerfunktionen är det mest fördelaktiga verktyget för det dagliga redovisningsarbetet

Accotilit ser Koho PSA som ett mångsidigt verktyg för bokföringsarbete som främjar arbetet och har många bra funktioner. Timerfunktionen får mycket beröm och används aktivt hos Accotilit. Salomaa räknar upp fördelarna med Koho PSA: ”PSA har särskilt hjälpt till med effektiv tidsanvändning. Vi har också förbättrat tidrapporteringen för fakturerbara timmar. Dessutom är det lättare att fördela arbetsbelastningen jämnt nu. Även våra faktureringsprocesser har blivit effektivare med hjälp av Koho PSA”.

Bekanta dig med Koho PSA:s mångsidiga funktioner

Koho PSA kan se ut på många olika sätt. Det är bara upp till kunden vad de behöver eller vill få ut av det. Salomaa ser detta som något som kan förbättras. ”Särskilt när man lär sig att använda ett nytt system kan många bra funktioner gå obemärkta förbi. I början ligger allt fokus på att bara förstå de mest väsentliga funktionerna. När en funktion bara behövs en gång i månaden, till exempel, är den mer utmanande att lära sig än de funktioner som används dagligen. Kontinuerlig kommunikation med Koho underlättar den här typen av situationer. Att bevara användbarheten och tydligheten är dock en utmaning för PSA:er som Koho.”

Du kan lära känna Koho PSA:s mångsidiga och ständigt utvecklande funktioner bit för bit och långsamt ta nya funktioner i bruk. Det är ett bra sätt att få ut mesta möjliga av systemet. Driftsättningen av Koho PSA har gjorts så enkel som möjligt för kunden och det är inte rekommenderat att ta alla funktioner i bruk på en gång. Tips om nya och befintliga funktioner finns tillgängliga på distansutbildningar och i nyhetsbrev.

Även om det finns mycket att lära sig och många nya funktioner, får Koho PSA:s flexibilitet beröm. ”Från det ögonblick vi förvärvade Koho PSA uppskattade jag det faktum att vi inte behövde anta ett mycket strukturerat system. Vi kan implementera nya funktioner efter behov”, säger Salomaa.

Koho PSA hjälper till med försäljningen

Siffrorna och dokumenten i Koho PSA ger insikt i lönsamheten och de resurser som läggs på specifika processer och åtgärder. Den här typen av information utgör en utmärkt bas för försäljningsarbetet. ”Tack vare Koho PSA har anbudsberäkningen blivit mer datadriven och självsäker. I Koho PSA kan vi tydligt se tidsåtgången för liknande kundarbete. Vi kan också jämföra antalet överföringar och kvitton som är inblandade. På den här typen av information kan man grunda anbud. De anbud som bygger på empiriskt material är också lätta att motivera för kunderna”, säger Salomaa.

Kontinuerlig kommunikation garanterar en god kundrelation

Användarföretagen ser Koho PSA som ett viktigt arbetsredskap i redovisningen, och det är också till Koho PSA:s fördel att kontinuerligt utbilda användarna. Distansmöten har visat sig vara ett snabbt och välfungerande sätt att uppdatera användarnas kunskaper om Koho PSA.

”Koho PSA utstrålar småföretagargaranti. Vi tycker att Koho PSA förutom att vara flexibelt också har ett utmärkt förhållande mellan pris och kvalitet. Vi uppskattar den goda attityden hos vår utbildare och Koho PSA:s tekniska support. Det finns aldrig en känsla av att vi inte skulle kunna fråga om något. När vi gör affärer med Koho behöver vi inte oroa oss för extra avgifter för att ringa deras supporttjänst. Vi känner att vi tryggt kan be om råd i alla situationer.”

Vill du höra mer om Koho PSA som ett verktyg för ditt redovisningsarbete?