En framgångsrik förändring av prismodellen i redovisningsbyråer – hur kommunicerar och stödjer du dina medarbetare genom omställningen?
Många redovisningsbyråer överväger att gå från traditionell timfakturering till en fastpris-modell, där kunder faktureras regelbundet, exempelvis månatligen. Denna modell är mer lönsam på flera sätt, eftersom användningen av artificiell intelligens och automation minskar den tid som läggs på arbetsuppgifter samtidigt som värdet av arbetet och expertisen bibehålls.
Dessutom ger fastprisfakturering redovisningsbyråer en mer förutsägbar kassaflödeshantering, minskar osäkerheter kring kundfakturering och möjliggör paketering och skalbarhet av tjänster. Förändringen är dock inte alltid enkel – särskilt eftersom medarbetares motstånd mot förändring kan försena processen avsevärt.
Läs mer: Prismodeller för redovisningsbyråer – förbättra din verksamhet med avtalsfakturering
Varför kan medarbetare motsätta sig förändringen av prismodellen?
Motstånd mot förändring är ett naturligt fenomen, särskilt när det innebär ändringar i arbetsuppgifter och intäktsmodeller. Det är normalt att varje förändring väcker en viss grad av motstånd. Övergången till en prismodell där kunder faktureras en fast grundavgift, medan extra arbete och utredningar debiteras separat per timme, kan initialt skapa rädsla eller osäkerhet hos medarbetarna. Nedan följer några vanliga orsaker till motstånd mot förändring.
💬 Kundkommunikation
Medarbetare kan oroa sig för att behöva förklara och motivera för kunder varför vissa tjänster medför extra avgifter utöver det fasta priset. Kundkommunikation kan uppfattas som utmanande, och det kan finnas en rädsla för att kunder ska reagera negativt på den nya faktureringsmodellen.
❓Osäkerhet kring vad det fasta priset omfattar
Vid övergång till en fastpris-modell kan medarbetare känna sig osäkra på vilka tjänster som ingår i priset och vilka uppgifter som kommer att debiteras separat. Om dessa gränser inte är tydligt definierade kan medarbetarna oroas över att hamna i svåra situationer med kunder om de inte kan svara självsäkert på frågor kring prissättning.
💰 Förändringar i etablerade arbetsrutiner
Långvariga medarbetare som är vana vid en timbaserad fakturering kan uppleva fastprisdebitering som orättvis eller svår att hantera, särskilt om kundarbetet tidigare har spårats per timme. Förändringar i arbetsrutiner kan också väcka oro kring ersättning – om löner tidigare varit kopplade till debiterbara timmar, hur kommer detta att fungera i framtiden?
Hur kommunicerar du förändringen av prismodellen till medarbetarna?
Kommunikation är en av de mest kritiska aspekterna i övergångsprocessen. Intern kommunikation kräver betydande insatser för att säkerställa att medarbetarna förstår skälen bakom förändringen. De behöver inse vad de har att vinna och, viktigast av allt, hur prismodellen gynnar kunderna. Genom effektiv kommunikation och involvering av medarbetarna kan du aktivt påverka processen och minska motståndet. Överväg följande strategier för att underlätta övergången:
1️⃣ Motivera förändringen tydligt
Förklara öppet för dina medarbetare varför förändringen genomförs. En avtalsbaserad, fast prismodell är inte bara ett mer ekonomiskt hållbart alternativ, utan den stabiliserar också företagets kassaflöde och förbättrar kundupplevelsen.
2️⃣ Lyft fram fördelarna för medarbetarna
Fast prissättning kan förbättra medarbetarnas välmående genom att minska pressen som ofta följer med timbaserad fakturering. Det ger dem möjlighet att fokusera på mer värdeskapande expertuppgifter istället för att ständigt registrera debiterbara timmar.
3️⃣ Stöd kommunikationen med kunder
Många medarbetare oroar sig för hur kunderna kommer att reagera på den nya prismodellen. Ge tydliga riktlinjer och verktyg som underlättar kunddialogen. Det är särskilt viktigt att definiera vad som ingår i det fasta priset och vad som faktureras separat. Genom att erbjuda färdiga kommunikationsmaterial kan du hjälpa medarbetarna att förklara modellen på ett tryggt och professionellt sätt.
4️⃣ Involvera medarbetarna i processen
Undvik att genomföra förändringen som en toppstyrd åtgärd. Inkludera istället medarbetarna i planeringen och beslutsfattandet. Detta skapar en känsla av delaktighet och hjälper dem att förstå varför övergången är nödvändig.
5️⃣ Erbjud utbildning och stöd
Satsa på utbildning i hur den nya prismodellen ska implementeras, hur kunddialogen kan hanteras och vilka utmaningar som kan uppstå. Du kan också arrangera diskussionsmöten där medarbetarna får möjlighet att ställa frågor och lyfta eventuella farhågor.
6️⃣ Be om feedback
Förändring är en pågående process som kräver uppföljning och kontinuerlig förbättring. Be medarbetarna om återkoppling och var beredd att justera arbetssättet vid behov.
Genom att följa dessa steg kan du skapa en smidigare övergång, minska motståndet och säkerställa att både medarbetare och kunder ser fördelarna med den nya prismodellen. Det är avgörande att dina medarbetare förstår orsakerna till och nödvändigheten av förändringen. Om de inte fullt ut grasp den, kommer det bara att bli allt svårare att genomföra övergången.
Både redovisningsbyrån och kunden drar nytta av förändringen i prismodellen
Även om övergången till avtalsbaserad fakturering är mycket relevant idag, har många redovisningsbyråer ännu inte ändrat sina prismodeller på grund av de utmaningar det innebär. Självklart finns det fall där en fast prismodell kanske inte är det bästa alternativet för en kund, men för de flesta företag är det en mycket lämplig lösning. Istället för att vänta passivt är det nu rätt tid att börja utvärdera hur en fast prismodell kan passa din verksamhet.
Verkligheten är att artificiell intelligens och automatisering redan minskar mängden traditionella redovisningsuppgifter. Detta innebär att byråer måste hitta nya sätt att prissätta sin expertis utöver att enbart debitera för arbetade timmar. Dessutom förväntar sig moderna kunder allt mer transparenta och förutsägbara faktureringsmetoder, vilket gör en fast prismodell till ett attraktivt alternativ.
Det är viktigt att förstå att fast prissättning gynnar inte bara redovisningsbyrån och dess medarbetare, utan även kunderna. Många byråer oroar sig för negativa kundreaktioner vid prismodeller, men baserat på vår erfarenhet reagerar de flesta kunder lugnt och rationellt. Rädslan för omfattande negativ feedback är ofta obefogad.
Vi arrangerade ett webbinar i december 2024 på temat ”Prisrevolution inom redovisningsbranschen: påskynda ditt kassaflöde med avtalsfakturering”. Under webbinariet diskuterade Cedric Frostdahl, Head of M&A Sweden på RAN Group, och Niklas Plym från Koho PSA vikten av och utmaningarna med prismodeller inom redovisningsbranschen. Se inspelningen av webbinariet här.
Visste du att du med Koho PSA kan automatisera hela faktureringsprocessen och spara mycket tid? Du kan enkelt skapa fakturor baserade på offerter, avtal och registrerade arbetstimmar.