Rantalainen valde Koho PSA redan 2016

Rantalainen-koncernen är Finlands ledande expertorganisation inom ekonomi- och löneadministrationstjänster. De stöder över 25 000 kundföretags verksamhet i Norden. Samarbetet mellan Rantalainen och Koho började 2015 när Rantalainen letade efter ett nytt PSA-system och blev intresserade av vad Koho hade att erbjuda.

Vid den tiden var Koho fortfarande ett startup företag, men redan då blev Rantalainen imponerad av Kohos potential. Efter ungefär ett halvårs diskussioner togs Koho PSA i bruk på Rantalainens första kontor, våren 2016. Rantalainen upptäckte snabbt fördelarna med Koho PSA för sin verksamhet, då automatisering och förenkling av faktureringen frigjorde en hel arbetsdag per månad för bokförare att ägna sig åt kundarbete.

Koho PSAs avgörande egenskaper för Rantalainen

Enligt M&A-chef Kimmo Martikainen var betydande faktorer vid valet av Koho PSA dess mångsidiga egenskaper. Till exempel är arbetsordrar som underlättar hanteringen av återkommande kundarbeten populära bland chefer, bokförings-, och lönekonsulter. Koho möjliggör separat mätning av personalens
faktiska arbetstid och den tid som används för kundarbete. Denna funktion var särskilt viktigt för att följa arbetstidslagen och arbetsskyddet.

Detta var faktiskt den mest centrala funktionen vi ville ha, eftersom egenskaperna framkom specifikt vid uppföljning av arbetstidslagen och vid arbetarskyddsinspektioner. Möjligheten att separat följa den faktiska arbetstiden för kundarbete var central och detta problem löstes utmärkt med Koho PSA.

Kimmo Martikainen, Rantalainen Oy

Dessutom är Koho PSAs resursverktyg en av de viktigaste funktionerna för Rantalainen. Verktyget hjälper till att jämna ut arbetsbelastningen för t.ex. lönekonsulter under högbelastningsperioder. På så sätt kan man säkerställa att arbetsmängden är hanterbar och att medarbetarna orkar bättre.

”Vid högbelastningstider kan vi ordna arbetet så att en lönekonsult som har en högre arbetsbelastning under en enskild vecka kan få sin arbetsbelastning utjämnad och utspridd. För detta är Koho PSA ett utmärkt verktyg,” förtydligar Kimmo Martikainen.

Lätt att implementera och använda

Koho PSA har visat sig vara mycket lätt att implementera och att använda i det dagliga arbetet. Rantalainen har 70 kontor i Finland, varav en del svenskspråkiga. Därtill har Rantalainen även verksamhet i Sverige. Koho PSA stödjer båda språken och ett nytt kontor kan snabbt ta Koho PSA i bruk utan stora IT-arrangemang. Systemets centraliserade uppdaterbarhet har också varit en viktig funktion för alla Rantalainens kontor.

Koho PSA är centralt integrerat i de dagliga rutinerna

Hos Rantalainen spelar Koho en mycket central roll i den dagliga verksamheten. All kundinformation finns i Koho PSA och faktureringsunderlaget skapas där innan det överförs till bokföringssystemet. Även semester och andra ledigheter registreras i Koho och överförs till lönesystemet. Koho sammanför all information som berör organisering och genomförande av arbetet.

Vi har ett internt uttryck att Koho PSA är den enda sanningen, vilket innebär att all viktig information går igenom Koho PSA, t.ex. allt väsentligt gällande organisering av arbetet, information om medarbeternas arbete och information gällande utförande av arbetsuppgifter.

Kimmo Martikainen, Rantalainen Oy

Koho PSA omfattar hela processen från offert till avtal och vidare till uppgiftsstyrning och fakturering, som sker automatiskt. Inskrivna uppgifter finns omedelbart tillgängliga i kund-, avtal- och faktureringsinformationen. Uppgifterna är lätta att redigera och underhålla och kan användas för att till
exempel se både obearbetade och fakturerade arbeten eller det månatliga värdet av avtal med en snabb överblick.

Enligt uppskattningar går ofta en del av faktureringen i expertföretag förlorad eftersom medarbetare inte vågar eller kommer ihåg att fakturera för allt kundarbete de utför. Med Koho PSA läggs alla arbetsmoment på fakturan, eftersom systemet berättar för medarbetern vad som skall göras och när för varje kund. Detta påverkar positivt både företagets kassaflöde och kundnöjdheten, då uppgifterna med säkerhet utförs i tid.

Koho PSAs roll i Rantalainen-koncernens framtid

För Rantalainen är Koho PSA det viktigaste systemet för verksamhetsstyrning. Koho PSA har visat sig vara en mycket fungerande helhet som på många sätt stöder Rantalainens tillväxt och utveckling.

Det bästa beslutet under hela min karriär inom redovisning, var att vi tog i bruk Koho PSA på Rantalainen. Jag rekommenderar alltid Koho PSA till andra när möjligheten ges.

Kimmo Martikainen, Rantalainen Oy

För 10 år sedan bestod försäljningen i redovisningsbyråer traditionellt av att svara på anbudsförfrågningar och redovisningsbyråer hade inte specifikt funderat på eller utvecklat sin försäljningsprocess. Större aktörer som Rantalainen hade undersökt dessa funktioner. Koho PSA möjliggjorde en förändring av Rantalainens affärsmodell, då hela koncernen övergick till fasta månadskostnader, så som kunderna hade önskat, med hjälp av det nya PSA-systemet.

Martikainen påpekar att man i framtiden strävar efter att introducera Koho PSA i Sverige och Norge genom möjliga uppköp av redovisningsbyråer. Enligt hans uppskattningar skulle Koho kunna expandera först till Sverige, då det redan finns en svenskspråkig version av systemet och Kohos kundservice har
svenskspråkig kompetens.

Vill du se hur Koho kan effektivisera ditt företags verksamhet?

För mer information:

Director Kimmo Martikainen, Rantalainen, tel. 040 555 8081 and kimmo.martikainen@rantalainen.fi
CEO Mikael Wallstén, Koho Sales Oy tel. 0400 971 119 and mikael.wallsten@kohosales.com
IT-Manager Toni Takala, Rantalainen, tel. 044 753 5706 and toni.takala@rantalainen.fi